Ebenso wichtig wie die Vollständigkeit und Aktualität von Daten ist deren eindeutige Zuordnung bzw. Identifikation. Wesentlich dafür ist, dass die in den Stammdaten verwendeten Artikelnummern analog zu denen, die in Printmedien (z. B. Katalogen oder Prospekten) genutzt werden, aufgebaut sind. Eine Artikelnummer sollte daher stets der auf den Artikeln aufgedruckten Nummer ohne Leer- und Sonderzeichen entsprechen. Wird ein neues Nummernsystem eingeführt, sollte dieses ohne Leer- und Sonderzeichen (zulässig sind dann ausschließlich 0-9, A-Z) und ohne führende Nullen aufgebaut sein. Eine Artikelnummer behält 15 Jahre ihre Gültigkeit, bevor sie wiederverwendet werden darf. Jede im Markt publizierte Änderung eines Artikels erfordert einen neuen Artikel mit neuer Artikelnummer und GTIN (Beispiele: geändertes Zubehör, Ersatzteil, Stücklisten, beworbene Verbesserungen, geänderte Basis Mengeneinheit).
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