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Quality Note

Description

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Texts

When creating PDF documents, there may be errors or issues with further processing. A problem arises when PDFs are generated based on scanned documents. The files often contain images instead of characters. These images cannot be analyzed and used in subsequent processing. The content is readable only by humans but cannot be used in processes.

When using special fonts, such as those for icons or symbols, shifts may occur. To ensure clean display, these fonts should be embedded in the PDF.

Another issue may arise when copying text from a PDF document. This can result in all characters being converted into special characters.

To check if optimal use of your PDFs is possible, you should copy various text excerpts from the PDF document and paste them into, for example, Word. If the pasted text matches that from the PDF, it can be used. If the text has changed, the PDF should be revised.

2

Table of Contents

You can include a table of contents as a collection of bookmarks in your PDF document. A bookmark is given a name (e.g., Shower Drain) and refers to the corresponding page in the document. It is important to note that only one entry can refer to a page. You should consolidate entries if they point to the same page.

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Kennwortschutz und andere Einschränkungen

Achten Sie darauf, dass Ihre PDF-Dokumente nicht geschützt sind, denn dies kann zu Verarbeitungsproblemen führen. Um den Schutz zu überprüfen können Sie in den Eigenschaften des Dokuments unter Sicherheit nachschauen. Hier befinden sich Vorgaben, welche nur vom Ersteller geändert werden können.

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Farbkontrollstreifen und Schnittmarken

Beim Generieren der PDFs ist weiterhin zu beachten, dass in den Einstellungen angegeben ist, dass keine Farbkontrollstreifen sowie Schnitt- und Passermarken in dem Dokument eingefügt werden.

5

Doppelseiten

Eine doppelseitige Anlage von PDFs ist zwar für den Druck geeignet, ist aber problematisch am Monitor. In diesem Fall sollte in den Einstellungen zu Beginn geschaut werden, dass die Seiten nicht doppelseitig angelegt sind. Das bedeutet, dass es keine Einzelseiten geben sollte, welche aus zwei Dokumentseiten bestehen und sichtbar über zwei Seitennummern verfügen.

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Bildqualität

Es ist wichtig, dass Ihre Bilder optimal dargestellt werden. Eine Auflösung von 150 dpi gewährleistet gewöhnlich eine gute Darstellung. Für eine Computerdarstellung sind mehr dpi oftmals nicht notwendig. PDFs für den Print haben eine viel größere Auflösung, diese sind jedoch für Kunden aufgrund der Größe oftmals nicht verwendbar. Sie sollten darauf achten, dass Ihre Dokumente eine Größe von 500 MB nicht überschreiten damit Kunden Ihre Dokumente auch verarbeiten können. Andernfalls sollten Sie überprüfen, ob Ihnen nicht eine Webversion des Dokuments vorliegt.

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Titelblatt

Wenn Sie Ihren Dokumenten eine Titelseite beifügen, optimiert dies die Navigation und Darstellung Ihres PDFs. Wenn Sie einem Dokument einen Umschlag beifügen (Innenseite und Rückseite), sollten Sie in den Layout-Einstellungen beachten, dass Sie den Seitenversatz vermeiden.

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Artikelbezeichnungen / Artikelnummern

Eine eindeutige Artikelbezeichnung und/oder Werksnummer ist sehr vorteilhaft. Durch Schnittstellenanbindungen an beispielsweise Onlineshops können Kunden, im Katalog markierte Artikel direkt im Shop anfragen. Wenn Ihr Katalog zu jedem Artikel eine eindeutige Nummer oder Bezeichnung enthält, so wird diese Anfrage optimal ausgeführt und der markierte Artikel wird dem angeschlossenen Onlineshop exakt so übergeben, wie er im Katalog aufgeführt ist.

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Qualitätshinweis

Beschreibung

1

Texte

Bei der Erstellung von PDF-Dokumenten kann es zu Fehlern bzw. Problemen bei der Weiterverarbeitung kommen. Ein Problem ergibt sich, wenn PDFs auf Basis von eingescannten Dokumenten generiert werden. Die Dateien beinhalten dann oft keine Zeichen, sondern Bilder. Diese können in den weiteren Bearbeitungen nicht analysiert und verwendet werden. Die Inhalte sind also nur durch den Menschen lesbar, können aber nicht in Prozessen verwendet werden.

Bei Verwendung spezieller Schriften wie z. B. für Icons oder Symbole, können sich verschiedenen ergeben. Zur sauberen Darstellung sollten diese Schriften in dem PDF eingebettet werden.

Ein weiteres Problem kann sich beim Herauskopieren aus einem PDF-Dokument ergeben. Hierdurch werden alle Zeichen in Sonderzeichen umgewandelt.

Um zu überprüfen, ob eine optimale Verwendung Ihrer PDFs möglich ist, sollten Sie nach der Erstellung verschiedene Textausschnitte aus dem PDF-Dokument kopieren und bspw. in Word einfügen. Wenn der eingefügte Text, dem aus dem PDF entspricht, ist eine Verwendung möglich. Wurde der Text verändert, sollte ein Überarbeitung des PDFs erfolgen.

2

Inhaltsverzeichnis

Sie können in Ihrem PDF-Dokument ein Inhaltsverzeichnis als Sammlung von Lesezeichen hinterlegen. Ein Lesezeichen bekommt eine Benennung (z. B. Duschrinne) und verweist auf die entsprechende Seite im Dokument. Wichtig ist zu beachten, dass nur ein Eintrag auf eine Seite verweisen kann. Sie sollten Einträge zusammenziehen, wenn diese auf dieselbe Seite verweisen.

3

Kennwortschutz und andere Einschränkungen

Achten Sie darauf, dass Ihre PDF-Dokumente nicht geschützt sind, denn dies kann zu Verarbeitungsproblemen führen. Um den Schutz zu überprüfen können Sie in den Eigenschaften des Dokuments unter Sicherheit nachschauen. Hier befinden sich Vorgaben, welche nur vom Ersteller geändert werden können.

4

Farbkontrollstreifen und Schnittmarken

Beim Generieren der PDFs ist zu beachten, dass in den Einstellungen angegeben ist, dass keine Farbkontrollstreifen sowie Schnitt- und Passermarken in dem Dokument eingefügt werden.

5

Doppelseiten

Eine doppelseitige Anlage von PDFs ist zwar für den Druck geeignet, ist aber problematisch am Monitor. In diesem Fall sollte in den Einstellungen zu Beginn geschaut werden, dass die Seiten nicht doppelseitig angelegt sind. Das bedeutet, dass es keine Einzelseiten geben sollte, welche aus zwei Dokumentseiten bestehen und sichtbar über zwei Seitennummern verfügen.

6

Bildqualität

Es ist wichtig, dass Ihre Bilder optimal dargestellt werden. Eine Auflösung von 150 dpi gewährleistet gewöhnlich eine gute Darstellung. Für eine Computerdarstellung sind mehr dpi oftmals nicht notwendig. PDFs für den Print haben eine viel größere Auflösung, diese sind jedoch für Kunden aufgrund der Größe oftmals nicht verwendbar. Sie sollten darauf achten, dass Ihre Dokumente eine Größe von 500 MB nicht überschreiten, damit Kunden Ihre Dokumente auch verarbeiten können. Andernfalls sollten Sie überprüfen, ob Ihnen nicht eine Webversion des Dokuments vorliegt.

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Vollständige Inhalte

Die Angaben innerhalb des Dokuments müssen vollständig sein. Platzhalter (z. B. Variablen) mit Verweisen auf z. B. Inhalte anderer Artikeldaten verhindern die Nutzung der Dokumente.

8

Aufteilung der Inhalte

Um die Dokumente prozessorientiert nutzen zu können sollten diese, wenn möglich, entsprechend der Inhalte aufgeteilt werden. Große Dokumente, in denen viele Inhalte enthalten sind, erschweren das Auffinden der gesuchten Inhalte.